В компанию Софт-Юнити обратился один из крупнейших конструкторских центров в России, который специализируется на разработке, производстве и ремонте электрооборудования, включая системы автоматического управления отечественной авиационной техники.
Число сотрудников предприятия насчитывает около 1000 человек.
Описание ситуации до внедрения:
Ранее компания предпринимала попытку внедрения зарубежной системы электронного документооборота (далее - СЭД), однако она не была корректно настроена. Система не учитывала всю специфику российского предприятия, была сложна в настройках и дорогостоящей в обслуживании. Это привело к тому, что ряд процессов компании продолжил осуществляться вручную: учет корреспонденции, согласование и хранение документации, контроль за выполнением задач, обмен документацией с партнерами и контрагентами.
В результате:
- процессы согласования, учета и поиска документации были существенно затянуты по времени;
- часто возникали ошибки в оформлении документов;
- появился высокий оборот бумажных носителей, который приводил к потере важной информации.
В связи со сложной спецификой деятельности Заказчика, которая подразумевает множество согласований, хранение большого количества документов, а также взаимодействие между десятками подразделений, предприятию требовалась гибкая СЭД, способная адаптироваться к внутренним процессам компании и обеспечивать их эффективное функционирование. Поэтому руководством компании было принято решение о переходе на новую систему в сжатые сроки.
Цели внедрения новой СЭД:
- Оптимизировать и повысить эффективность деятельности предприятия в части согласования договорной деятельности;
- Организовать централизованное и безопасное хранение документов;
- Обеспечить оперативный доступ к документам, с учетом разграничения прав у ответственных лиц;
- Наладить процесс регистрации входящих и исходящих документов;
- Перейти в единую систему, которая предоставит возможность отказаться от ведения таблиц Excel и использования стороннего софта.
Для достижения поставленных целей, а также ввиду уже имеющихся программ «1С», специалисты компании «Софт-Юнити» предложили Заказчику провести автоматизацию на базе 1С: Документооборот 8 КОРП.
Процесс внедрения 1С: Документооборот 8 КОРП:
В установленные сроки, специалисты «Софт-Юнити» провели внедрение конфигурации, в рамках которого была произведена:
- Установка и первоначальная настройка 1С: Документооборот 8 КОРП на сервере предприятия с учетом сложной структуры компании численностью около 1000 сотрудников;
- Настройка функционала в части:
• Настроены виды внутренней, входящей и исходящей документов;
• Настроены сложные комплексные процессы согласования документов;
• Учет входящей и исходящей корреспонденции и ОРД;
• Доработана конфигурация с целью внесения необходимых реквизитов и справочников под нужды компании;
• Автоматическое заполнение печатных форм документов с минимальным вмешательством пользователей;
• Ведение номенклатуры дел, с участием в разработке регламентов хранения и ведения документов;
• Архивного хранения и поиска документов;
- Организован ввод и перенос данных из исторических систем;
- Обучение ответственных лиц типовому функционалу 1С:Документооборот 8 КОРП;
Эффект от внедрения 1С: Документооборот 8 КОРП:
- Рост эффективности работы с документами за счет формализации процессов;
- Повышение контроля за процедурой обработки и согласования документов;
- Сокращение сроков прохождения согласовательных процедур;
- Минимизирование оборота бумажных носителей документов;
- Уменьшение трудозатрат на ведение документооборота и поиск информации в несколько раз;
- Повышена эффективность проведения совещательных мероприятий;
- Предотвращение потери информации;
- Повышение исполнительской дисциплины, унификация зон ответственности;
- Минимизирование издержек, связанных с неправильным оформлением документов.
Дальнейшие планы по развитию системы 1С:Документооборот:
- Детальная настройка и доработка 1С:Документооборот КОРП под потребности предприятия с учетом специфики работы
- Настройка бесшовной интеграции документов и процессов 1С:Документооборот 8 КОРП с учетными программами «1С» в компании
Специалисты 1С «Софт-Юнити» подберут оптимальные варианты для вашего бизнеса и бюджета, исходя из функциональных потребностей. Узнать больше о программных продуктах можно у нас в разделе по ссылке
Заказать программный продукт от 42 500 руб.