Хранение документов и распределение прав доступа в программе 1С:Документооборот 8 КОРП
Внутренние документы и файлы в конфигурации хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов.
Папкам устанавливается разрешение на выполнение сотрудником или группами сотрудников различных работ: чтения, добавления, редактирования или удаления документов.
Регистрация входящих и исходящих документов
Программное решение 1С: Документооборот 8 КОРП автоматизирует ведение учета и регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства и сопровождается следующими процессами:
- автоматизация процедур рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Просмотр и редактирование в программе 1С:Документооборот 8 КОРП
Для просмотра и редактирования документов программное решение использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
Программа 1С:Документооборот 8 КОРП обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов. При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, trf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Реализация бизнес-процессов и работы пользователей
В программном решении 1С:Документооборот 8 КОРП коллективная работа с документами реализована с помощью бизнес-процессов. Документам и бизнес-процессам можно назначить дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке (например, «важность документа», «теги», «корреспондент», «место хранения» и др.).
Бизнес-процессы программы 1С:Документооборот 8 КОРП:
Рассмотрение:
документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа;
Исполнение:
документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем;
Согласование:
приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования;
Утверждение:
документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения
Регистрация:
документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту;
Ознакомление::
с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
Программой предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль — самому директору или его заместителю.
Возможности поиска
Учитывающийся в программном решении 1С:Документооборот 8 КОРП документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Эти данные могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа. Реализация в программе 1С:Документооборот 8 КОРП полнотекстового поиска документов (разделов, рецензий, поручений и т. д.) по всем полям карточек и по содержимому версий файлов с учетом морфологии сокращает затраты времени, поскольку в традиционных системах делопроизводства на поиск документов тратится до 30% времени сотрудников.
Возможности контроля и учета рабочего времени сотрудников
В программном решении 1С:Документооборот 8 КОРП реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о содержании, времени работ.
Отталкиваясь от этих данных программа составляет отчеты по временным затратам сотрудников, сортируя по видам работ, периодам и подразделениям.
Ведение в программе данных учета рабочего времени, и возможность его контроля обеспечивают руководство объективной информацией, способствующей принятию взвешенных решений по оптимизации работы персонала.
