ЭПД стали обязательными: что бизнесу нужно изменить в перевозках и 1С с 1 сентября 2026 года
ЭПД стали обязательными: что бизнесу нужно изменить в перевозках и 1С с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года российская грузовая логистика перешла на новый режим работы: основные перевозочные и экспедиторские документы теперь должны оформляться в электронном виде и передаваться в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Новые требования введены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ и распространяются не только на профессиональных перевозчиков. Они затрагивают грузоотправителей, грузополучателей, экспедиторов и другие компании, участвующие в коммерческой перевозке грузов.
Поэтому реформа касается значительно большего числа организаций, чем может показаться из названия.
Компания может вообще не заниматься транспортными услугами как основным бизнесом, но регулярно:
- отгружать продукцию клиентам;
- принимать товары от поставщиков;
- привлекать сторонних перевозчиков;
- пользоваться услугами экспедиторов;
- организовывать перемещение грузов между складами;
- работать с транспортными компаниями.
В таких процессах электронные перевозочные документы становятся частью обычного учета и документооборота.
Что произошло 1 сентября 2026 года
До реформы электронные перевозочные документы можно было использовать добровольно. ГИС ЭПД функционирует в таком режиме с сентября 2022 года.
Теперь модель изменилась:
бумажный документ по умолчанию → электронный документ по умолчанию.
С 1 сентября отдельные перевозочные и экспедиторские документы должны формироваться в электронном виде по установленным форматам и передаваться в ГИС ЭПД. Бумага остается только в специально предусмотренных исключениях.
По данным Минтранса на 1 сентября 2026 года, через ГИС ЭПД уже прошло более 50 млн электронных документов, а к системе подключено свыше 38 тыс. организаций из 83 регионов.
То есть обязательный режим запускается не на пустой инфраструктуре: система до этого несколько лет работала в добровольном формате.
Какие перевозочные документы теперь должны быть электронными
Важно: ЭПД — это не один документ и не только электронная транспортная накладная.
С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат предусмотрен для нескольких видов документов.
ЭТрН — только часть новой системы
Самый известный документ реформы — электронная транспортная накладная, или ЭТрН.
Транспортная накладная используется при заключении договора перевозки груза автомобильным транспортом. С 1 сентября 2026 года при наличии такой обязанности она оформляется в электронном виде.
Но сводить весь переход на ЭПД только к замене бумажной транспортной накладной на электронную неправильно.
Компания должна посмотреть на весь маршрут документов:
заказ или заявка → перевозка → транспортная накладная → приемка груза → экспедиторские документы → завершение перевозки.
Если автоматизировать только ЭТрН, а остальные процессы продолжат жить отдельно в почте, Excel и бумаге, полноценного транспортного ЭДО не получится.
А путевой лист тоже обязательно должен быть электронным?
Нет, в общем случае — не должен.
Это одно из самых важных уточнений.
Минтранс прямо разъясняет: с 1 сентября 2026 года путевой лист может оформляться:
- на бумажном носителе;
- либо в электронном виде.
Если организация сама выбирает электронный путевой лист, такой документ направляется в ГИС ЭПД.
При этом существуют отдельные специальные требования для отдельных категорий перевозок. Например, 1С отдельно указывает на обязательность электронного путевого листа с 1 сентября 2026 года при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Поэтому нельзя применять правило «все транспортные документы с сентября только электронные» ко всем документам без исключения.
Кого касается обязательный переход
Реформа распространяется на участников коммерческой перевозки.
В первую очередь это:
- грузоотправители;
- перевозчики;
- грузополучатели;
- экспедиторы.
ФНС подчеркивает, что новые требования действуют вне зависимости от основной сферы деятельности компании.
Например, производственная компания может не считать себя частью транспортной отрасли.
Но если она нанимает перевозчика для доставки продукции покупателю и выступает грузоотправителем, она становится участником соответствующего документооборота.
То же относится к торговым, дистрибьюторским, складским и многим другим компаниям.
Если перевозим собственным транспортом — ЭТрН нужна?
Не всегда.
Минтранс приводит важный пример с перевозкой между подразделениями одной организации.
Если товар перемещается собственным транспортом и договор перевозки груза не заключается, транспортная накладная не требуется.
Но если компания привлекает стороннего перевозчика по договору перевозки, возникает обязанность оформления транспортной накладной.
При этом для ситуации, когда грузоотправитель и грузополучатель совпадают, существует отдельное исключение, позволяющее в предусмотренном случае оформить транспортную накладную на бумаге.
Поэтому вопрос:
«У нас есть груз — нужна ли ЭТрН?»
лучше заменить на более точный:
«Как устроена конкретная перевозка и заключается ли договор перевозки?»
Как работает ГИС ЭПД
Компания не должна подключаться напрямую к государственной системе и самостоятельно передавать туда каждый документ.
Взаимодействие строится через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов.
Схематично процесс выглядит так:
1С / учетная система → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД → оператор другого участника → его учетная система.
По данным Минтранса на 1 сентября 2026 года, было аккредитовано 16 операторов, из них 14 работали в продуктивном контуре ГИС ЭПД.
Актуальный реестр операторов также публикует ФНС.
Нужно ли всем участникам перевозки выбирать одного оператора
Нет.
Это тоже принципиальный момент.
Операторы ИС ЭПД работают между собой в режиме роуминга.
Например:
- грузоотправитель работает с оператором А;
- перевозчик — с оператором Б;
- грузополучатель — с оператором В.
При корректно настроенном обмене они все равно могут участвовать в одном электронном документообороте.
Для бизнеса это означает, что не требуется переводить всех контрагентов к одному провайдеру ЭДО.
Но технический обмен между разными операторами лучше проверить заранее на реальном сценарии перевозки.
Что нужно для перехода на ЭПД
ФНС выделяет несколько базовых шагов.
1. Электронная подпись
Руководителю организации или индивидуальному предпринимателю потребуется квалифицированная электронная подпись.
Если документы подписывают сотрудники, необходимо организовать соответствующие полномочия и, где требуется, использовать машиночитаемую доверенность — МЧД.
2. Оператор ИС ЭПД
Компания должна подключиться к аккредитованному оператору информационной системы ЭПД.
3. Доступ сотрудников
Необходимо определить:
- кто создает документы;
- кто проверяет данные;
- кто подписывает документы;
- кто контролирует получение документов от контрагентов;
- кому нужен мобильный доступ;
- как будут работать водители.
4. Подготовленная учетная система
Если ЭПД создаются из 1С, необходимо проверить:
- версию конфигурации;
- сервис 1С-ЭПД;
- интеграцию с оператором;
- электронные подписи;
- МЧД;
- права пользователей;
- маршруты согласования и подписания.
Что уже поддерживает 1С
Для работы с электронными перевозочными документами используется сервис 1С-ЭПД.
1С указывает поддержку сервиса в широком наборе типовых решений, включая:
- «1С:Бухгалтерию»;
- «1С:ERP Управление предприятием»;
- «1С:Комплексную автоматизацию»;
- «1С:Управление торговлей»;
- «1С:Управление нашей фирмой»;
- «1С:Розницу»;
- «1С:Управление производственным предприятием»;
- «1С:Управление холдингом»;
- «1С:Клиент ЭДО»,
а также в ряде специализированных транспортных решений.
В частности, в экосистеме 1С реализована работа с ЭТрН и электронными заказами/заявками.
При этом для отдельных видов перевозочных и особенно экспедиторских документов необходимо учитывать конкретную конфигурацию и ее актуальный релиз: функциональность развивается по мере запуска соответствующих форматов и процессов ГИС ЭПД.
Поэтому фраза:
«У нас есть 1С — значит, к ЭПД мы готовы»
сама по себе неверна.
Нужно проверить конкретную информационную базу.
Что особенно важно проверить в доработанной 1С
Для типовой конфигурации переход в основном связан с обновлением, подключением сервиса и настройкой процесса.
У доработанной системы ситуация сложнее.
Риск выше, если:
- документ реализации формируется собственным механизмом;
- используется нестандартный документ отгрузки;
- перевозчики подбираются автоматически;
- данные о водителе и автомобиле хранятся в отдельной системе;
- используется TMS или WMS;
- между 1С и транспортной системой есть интеграция;
- документы автоматически создаются из заказов;
- статусы перевозки влияют на бухгалтерские или управленческие процессы;
- используются внешние обработки ЭДО.
В этом случае стоит проверить цепочку целиком:
заказ клиента → отгрузка → перевозка → ЭПД → подписи участников → завершение перевозки → учет и взаиморасчеты.
Если ошибка возникает в одном элементе, электронный документ может сформироваться с неверными данными или застрять на определенном статусе.
Почему статус документа теперь особенно важен
В бумажном документообороте компания часто получала подписанный оригинал уже после завершения перевозки.
В электронной модели документ развивается по мере выполнения перевозки.
Участники последовательно формируют и подписывают соответствующие сведения.
ФНС приводит пример, в котором после приема груза грузополучатель подписывает свою часть, перевозчик проверяет сведения и завершает документ. Если необходимой подписи участника нет, перевозка в системе может продолжать иметь статус незавершенной.
Поэтому контролировать теперь нужно не только наличие файла, но и состояние электронного документа.
Для автоматизации это важное изменение.
Бизнесу могут понадобиться:
- контроль неподписанных документов;
- уведомления ответственным;
- мониторинг зависших перевозок;
- автоматическая проверка статусов;
- связь статуса ЭПД с внутренними бизнес-процессами.
QR-код вместо папки документов у водителя
Государственные органы получают необходимые сведения из ГИС ЭПД.
Минтранс указывает, что при дорожной проверке инспектор сможет проверить перевозочный документ по QR-коду, без необходимости предъявлять бумажный оригинал.
Поэтому цифровизация касается не только бухгалтерии и логиста.
В процесс необходимо включить водителя:
- дать ему доступ к необходимому инструменту;
- определить порядок подписания;
- проверить мобильный сценарий;
- объяснить действия при проверке;
- предусмотреть ситуацию с отсутствием связи.
Для работы с такими сценариями 1С развивает мобильное приложение 1С-ЭПД. В актуальных материалах 1С описана возможность мобильного подписания отдельных титулов ЭТрН водителем.
Что будет, если нет интернета
Это один из самых частых практических вопросов.
Минтранс подчеркивает, что ГИС ЭПД включена в так называемый белый список Минцифры.
Кроме того, при временной недоступности центрального контура документы могут накапливаться на стороне операторов, а после восстановления соединения передаваться в ГИС ЭПД автоматически.
Отдельные нормативные исключения допускают оформление документов на бумаге, в частности, при установленной технической невозможности электронного обмена или отсутствии связи в определенных удаленных территориях.
Но обычная ситуация:
«у водителя на минуту пропал мобильный интернет»
не означает автоматически, что вся перевозка должна вернуться к бумажному документообороту.
Когда бумажные документы все еще разрешены
Полного запрета бумаги без исключений нет.
Минтранс утвердил отдельные случаи для автомобильных, железнодорожных и авиационных перевозочных документов, а также экспедиторских документов.
Среди предусмотренных ситуаций встречаются:
- участие отдельных иностранных лиц;
- перевозки для личных, семейных и домашних нужд физлиц, не связанные с предпринимательской деятельностью;
- отдельные каботажные перевозки иностранных перевозчиков из стран ЕАЭС;
- техническая невозможность электронного обмена в предусмотренных нормативными актами случаях;
- отдельные перевозки в труднодоступных территориях;
- специальные категории перевозок и грузов.
Для автомобильных транспортных накладных предусмотрены и дополнительные частные исключения.
Поэтому при сложной или нестандартной логистике лучше проверять не общий список из статьи, а конкретный приказ Минтранса для соответствующего вида документа и перевозки.
Период без штрафов до 1 марта 2027 года: можно ли пока ничего не делать?
Нет.
Это, пожалуй, главный практический вывод из свежей публикации Минтранса.
Министерство сообщает, что Президент поддержал введение нештрафуемого периода до 1 марта 2027 года. По разъяснению Минтранса, в этот период участники, оформившие бумажный документ вместо обязательного электронного, не будут подвергаться штрафным санкциям.
Но сам Минтранс отдельно подчеркивает:
это не перенос даты обязательного перехода.
Обязанность применять ЭПД вступила в силу 1 сентября 2026 года.
Период до марта предназначен для адаптации рынка, а не для того, чтобы начать внедрение в конце февраля.
Почему «до марта не штрафуют» — плохая стратегия внедрения
Допустим, одна компания решила:
«Раз штрафов пока нет, продолжим печатать бумаги».
Но ее перевозчик уже перешел на ЭПД.
Грузоотправитель тоже перешел.
Крупный клиент требует электронный процесс.
В результате проблема становится не столько юридической, сколько операционной.
Компания начинает тормозить работу всей цепочки:
- документ приходится оформлять нестандартно;
- контрагенты вынуждены поддерживать два процесса;
- возникают ручные операции;
- данные дублируются;
- сотрудники путаются в статусах;
- растут риски потерянных документов.
Именно поэтому Минтранс отдельно отмечает проблему участников рынка, которые воспринимают нештрафуемый период как отсрочку и тем самым мешают контрагентам работать по новой модели.
Что ЭПД меняют для бухгалтерии
На первый взгляд транспортный документ — задача логиста.
На практике изменения доходят и до бухгалтерии.
Перевозочные документы используются для:
- подтверждения перевозки;
- подтверждения факта оказания услуги;
- работы с первичными документами;
- расчетов с перевозчиками;
- закрытия обязательств;
- контроля расходов;
- учета доставки;
- подтверждения хозяйственных операций.
Поэтому переход на электронный формат необходимо связать не только с транспортным отделом, но и с бухгалтерским контуром.
В правильно организованной системе данные не должны повторно переноситься вручную:
документ перевозки → подтверждение выполнения → учетная операция → расчеты → отчетность.
Что получает государство
ЭПД создают единый цифровой след перевозки.
Минтранс указывает, что сведения из системы смогут использовать:
- ФНС;
- Ространснадзор;
- органы дорожного контроля;
- ФТС;
- другие государственные органы.
Документы и сведения о перевозке становятся доступны через цифровую инфраструктуру без запроса бумажных оригиналов у бизнеса.
Для государства это означает более прозрачный рынок.
Для бизнеса — одновременно меньше бумажного обмена и больше требований к качеству исходных данных.
Ошибка, которая раньше находилась только в папке конкретного логиста, теперь становится частью структурированного электронного документооборота.
Что бизнесу проверить прямо сейчас
Если компания еще не завершила переход, нештрафуемый период лучше использовать именно для отладки.
1. Определить все сценарии перевозок
Не только основной.
Нужно разобрать:
- доставка покупателю;
- получение от поставщика;
- перемещение между складами;
- самовывоз;
- перевозка сторонним транспортом;
- экспедирование;
- международные перевозки;
- возвраты;
- нестандартные перевозки.
2. Определить обязательные документы
Для каждого сценария понять:
- нужна ли транспортная накладная;
- нужен ли заказ или заявка;
- участвует ли экспедитор;
- какие экспедиторские документы возникают;
- действует ли исключение для бумаги.
3. Проверить оператора ИС ЭПД
Необходимо убедиться, что:
- оператор аккредитован;
- подключение работает;
- настроен роуминг;
- документы проходят между контрагентами.
4. Проверить подписи и МЧД
Особенно если документ подписывает не директор лично.
5. Обновить 1С
Проверить актуальный релиз и поддержку необходимых видов ЭПД.
6. Проверить интеграции
Особенно:
- 1С ↔ TMS;
- 1С ↔ WMS;
- 1С ↔ оператор ЭДО;
- собственные транспортные системы;
- мобильные приложения водителей.
7. Провести реальную тестовую перевозку
Не ограничиваться проверкой настроек.
Нужно пройти весь сценарий:
создание → отправка → получение → подписание → приемка → завершение.
Чек-лист готовности 1С к ЭПД
Особый риск — старые доработки 1С
Обязательный ЭПД особенно чувствителен к качеству данных.
Например, в старой доработке может не быть обязательного реквизита перевозчика или автомобиля.
Для бумажного документа сотрудник раньше мог:
- вписать данные вручную;
- исправить распечатанную форму;
- дописать информацию в другом документе.
В структурированном электронном формате такой подход работает значительно хуже.
Данные должны корректно появиться в информационной системе до формирования электронного документа.
Поэтому переход на ЭПД фактически становится аудитом качества транспортного учета.
1С-ЭПД: почему одного подключения недостаточно
Технически подключить сервис — только первый этап.
Нужно еще ответить на организационные вопросы:
Кто формирует ЭТрН?
Кто проверяет груз?
Кто подписывает?
Когда документ передается водителю?
Что происходит при изменении маршрута?
Кто отслеживает неподписанные документы?
Когда бухгалтерия считает перевозку завершенной?
Кто проверяет груз?
Кто подписывает?
Когда документ передается водителю?
Что происходит при изменении маршрута?
Кто отслеживает неподписанные документы?
Когда бухгалтерия считает перевозку завершенной?
Если эти правила не определены, цифровой документооборот просто перенесет старый хаос из бумаги в электронную систему.
Поэтому настройку ЭПД имеет смысл рассматривать как настройку бизнес-процесса перевозки, а не только ЭДО.
Коротко об обязательных ЭПД
С какой даты ЭПД стали обязательными?
С 1 сентября 2026 года. Требование связано с Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
Кого касается переход?
Грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей, экспедиторов и других участников коммерческих грузоперевозок, для которых законодательством установлена обязанность соответствующего документа.
ЭТрН и ЭПД — это одно и то же?
Нет. ЭТрН — один из видов электронных перевозочных документов. В ЭПД также входят заказы и заявки на перевозку, железнодорожные и авиационные накладные и экспедиторские документы.
Нужно ли подключаться напрямую к ГИС ЭПД?
Нет. Бизнес взаимодействует с системой через аккредитованного оператора ИС ЭПД.
Могут ли участники пользоваться разными операторами?
Да. Между операторами предусмотрен роуминговый обмен.
Обязательно ли переводить путевой лист в электронный формат?
В общем случае нет. Он может оставаться бумажным. Если путевой лист создается электронно, он направляется в ГИС ЭПД. Для отдельных перевозок действуют специальные требования.
Можно ли после 1 сентября использовать бумагу?
Только в предусмотренных нормативными актами случаях. Минтранс утвердил отдельные исключения для разных видов перевозочных и экспедиторских документов.
Правда ли, что до марта можно не переходить на ЭПД?
Нет. Обязанность действует с 1 сентября 2026 года. Минтранс сообщил о нештрафуемом периоде до 1 марта 2027 года, но специально подчеркивает, что это не юридическая отсрочка перехода.
Главное
С 1 сентября 2026 года транспортный ЭДО перестал быть экспериментом или дополнительной возможностью для цифровых компаний.
Для большинства коммерческих грузоперевозок электронные документы становятся основной моделью работы.
При этом задача бизнеса шире, чем заменить:
бумажную транспортную накладную → ЭТрН.
Фактически необходимо выстроить новую цепочку:
учетная система → данные перевозки → электронный документ → подписи всех участников → ГИС ЭПД → статусы перевозки → бухгалтерский и управленческий учет.
Нештрафуемый период до 1 марта 2027 года имеет смысл использовать не как повод отложить переход, а как возможность проверить реальные перевозки, работу с контрагентами, электронные подписи, мобильный сценарий водителей и интеграцию с 1С без риска обнаружить все проблемы одновременно после окончания переходного периода.
Специалисты «Софт-Юнити» помогут проверить готовность информационной системы к обязательным ЭПД, подключить и настроить 1С-ЭПД, организовать работу с ЭТрН, проверить МЧД и электронные подписи, протестировать обмен с контрагентами и адаптировать доработанные конфигурации 1С под новый транспортный документооборот.
Хотите разобраться в ЭТрН подробнее?
Мы подготовили подробный вебинар по работе с электронными транспортными накладными: разбираем переход на ЭТрН, основные процессы и практические вопросы работы с электронными перевозочными документами.
03.09.2026
Количество просмотров: 32
