Как работать с самозанятыми в 2026: оформляем договор корректно и снижаем налоговые и трудовые риски

В 2026 г. государство будет внимательно следить за налогами и тем, как на самом деле оформлены трудовые отношения. Если компания работает с самозанятыми (особенно когда штат сотрудников немногочисленен), нужно правильно оформлять документы, своевременно получать чеки и выстраивать особую логику отношений. Главный риск для нанимателя самозанятого заключается в том, чтобы избежать признания отношений трудовыми — потому что это влечет за собой доначисления, штрафы и пени.

О самозанятости вкратце

Самозанятые — это граждане, которые ведут деятельность на налоговом спецрежиме НПД; в некоторых случаях может заключаться договор с ИП-самозанятым. Таким плательщикам НПД не нужно оформлять юрлицо, но они не могут нанимать работников по трудовым договорам. Самозанятость закон запрещает в следующих видах деятельности:

1. Торговля товарами с целью перепродажи (кроме собственных вещей личного пользования);

2. Торговля продукцией, облагаемой акцизами (кроме сахаросодержащих напитков, которые упомянуты в 181 статье НК РФ);

3. Оборот товаров, на которые распространяется обязательная маркировка;

4. Извлечение и последующая продажа полезных ископаемых;

5. Деятельность, связанная с посредничеством между сторонами;

6. Услуги доставки, при которых исполнитель принимает оплату от покупателей, а также схожие форматы работы.

Самозанятому можно торговать продукцией собственного изготовления — в том числе через вендинг и маркетплейсы.

Налогообложение самозанятых

Налоговый режим на СЗ льготный — НПД. Но если доходы не подпадают под налог на профессиональный доход, то с них платится НДФЛ, а также прочие налоги, освобождения от которых у самозанятых лиц нет. Работать на спецрежиме можно до достижения доходного “потолка” в размере 2,4 млн руб. Если за календарный год получено больше, то право на спецрежим самозанятое лицо теряет. С превышающей лимит суммы нужно платить НДФЛ и страховые взносы.

Договор с самозанятым: в чем риск?

Такие договора находятся в зоне повышенного внимания ИФНС и ГИТ, потому что их часто используют как способ заменить трудовой договор и снизить налоги и обязательства работодателя. Ключевой риск заключается в том, что договор услуг с самозанятым могут счесть маскировкой трудовых отношений под гражданско-правовые. 

Самозанятый не платит страховые взносы, его деятельность облагается налогом в размере 4–6% вместо более чем 40% совокупной нагрузки по трудовому договору. Для государства это зона потери налогов, поэтому и ГИТ, и ИФНС внимательно отслеживает ситуации, когда по документам человек самозанятый, а по факту — работает как штатный сотрудник.

Трудовые и гражданско-правовые отношения: в чем разница?

Ключевое различие заключается в том, что именно приобретается. Если в случае с трудовым договором покупается процесс труда, то при ГПХ приобретением будет являться результат работы или услуги.

Признаки корректного ГПХ

Договор на оказание услуг с самозанятым корректен, если:

1. Описан конкретный объем работ или услуг;

2. Присутствует измеримый результат;

3. Оплата за результат, а не за месяц;

4. Исполнитель сам организует рабочий процесс;

5. Нет упоминания должностей и штатных ролей;

6. Договор ограничен проектом или сроком;

7. Может допускаться привлечение третьих лиц;

8. Заказчик принимает результат, а не контролирует процесс.

Redflag: по каким признакам договор ГПХ с самозанятым могут признать трудовым?

Чем рискует наниматель, работая с самозанятым?

Государственная трудовая инспекция и налоговая отслеживают нанимателей, которые прикидываются заказчиками. Нередко их осведомителями становятся и сами самозанятые, которых вынуждают зарегистрироваться в качестве плательщиков НПД.

Риски у нанимателя следующие:

— переквалификация договора ГПХ с физическим лицом в трудовой договор;

— штрафы от ГИТ;

— занесение в базу “черных” работодателей;

— штрафы от налоговой от 20 до 100 тыс. руб.;

— доначисление страховых взносов и НДФЛ, пени, коррекция отчетности.

Как заключить договор с самозанятыми в 2026 г.: обязательные условия

Документы и контроль со стороны заказчика

До начала работ нужно запросить:

— справку из ФНС, подтверждающую статус НПД;

— идентификационные данные исполнителя, необходимые для договора и платежных документов (паспортные данные, реквизиты, ИНН).

По итогам работ самозанятый предоставляет:

— Акт приема-передачи результата работ/услуг;

— Чек из приложения “Мой налог” с корректными датой, суммой, наименованием услуги или работы, данными заказчика.

Проверяем перед каждой оплатой:

— Право самозанятого на НПД: если статус утрачен — появляются обязательства по уплате НДФЛ и взносов;

— Сумму оплаты и условия договора: платеж должен соответствовать принятому объему работ или этапу, а не выглядеть как регулярная зарплата.

Договор с самозанятым, налоги и отчетность

В нормальной модели взаимоотношений с самозанятым заказчик не является его налоговым агентом — его обязанность ограничивается получением чека и хранением его в составе “первички”. 

Однако такой статус заказчика вечным не является — налоговые обязанности могут у него появиться в следующих случаях:

В контексте страховых взносов действует следующая логика: пока стороны не состоят в трудовых отношениях и выплаты подтверждаются чеком, объекта для начисления страховых взносов у заказчика не появляется. Но как только эта связка будет нарушена — проверяющие могут прийти к выводу о том, что заказчик фактически выплачивал вознаграждение работнику. 

Чек-лист для бизнеса

1. В договоре ГПХ с физическим лицом должен быть описан результат, а не должность или трудовая функция;

2. Результат является измеримым и принимается по акту;

3. Сроки — это даты/этапы выполнения работ или услуг, без стандартного рабочего графика;

4. Цена — за результат или объем, но не в формате зарплаты в месяц;

5. Выплаты не привязаны к датам зарплаты штатных сотрудников;

6. В договоре указывается порядок приемки и он реально применяется;

7. Статус самозанятого проверяется до начала работ и перед оплатой;

8. Чек отражает каждую выплату;

9. Нет подчинения правилам внутреннего распорядка, приказам, руководителям;

10.  Самозанятый может работать и с другими заказчиками;

11. Отсутствуют отпуска, премии, должности, штатное расписание;

12.  Контролируется результат, а не сам процесс

Безопасная модель работы с самозанятым строится на трех “китах”: корректный договор ГПХ, подтвержденный документооборот и фактическое отсутствие признаков трудовых отношений. Если в отношениях есть результат, приемка и чек, и нет графика, подчинения и зарплатной логики, то риски со стороны проверяющих ведомств будут ниже.

Если вы работаете в 1С и хотите правильно настроить учет рабочего времени, обмен с ЗУП, графики сменности и расчет доплат, — команда «Софт-Юнити» поможет адаптировать систему под ваш бизнес. Мы подберем оптимальные решения, автоматизируем расчеты, обучим сотрудников и возьмем на себя другие задачи, связанные с работой учетной системы.