Кейс: «Как e-commerce компания «ЛЮЙЕ» автоматизировала обмен сайта с 1С при нагрузке около 500 счетов в день»

Автоматизация обмена сайта с 1С в компании «ЛЮЙЕ»

Кейс автоматизации 1С

Как e-commerce компания «ЛЮЙЕ» автоматизировала обмен сайта с 1С при нагрузке около 500 счетов в день

Автоматизировали создание счетов, передачу статусов оплат и обработку отмен между сайтом и 1С — без постоянного ручного контроля сотрудников.

Нагрузка

500

Счетов в день

Команда

Сотрудников в компании

Автоматизация

Повторяющиеся операции без ручного участия

Сколько часов работы ваших сотрудников съедает перенос данных из корзины сайта в учетную систему?

У компании «ЛЮЙЕ» эта цифра стремится к нулю после реализации нашего проекта. Мы настроили обмен сайта с 1С так, что статус оплаченного заказа обновляется каждый час, а отмена не требует участия человека. В итоге 10 человек справляются с оборотом, который обычно требует гораздо большего штата. Подробности читайте в нашем кейсе.

О компании

Компания «ЛЮЙЕ», работающая под брендом Green Life Family, занимается продажей косметики, товаров личной гигиены и продукции для здоровья через e-commerce и розничные каналы.

Компания работает с большим объемом заказов при компактной команде — около 10 сотрудников. При этом оборот бизнеса составляет порядка 731 млн рублей, а ассортимент включает маркированные товары и импортную продукцию.

При такой модели автоматизация становится важным условием устойчивой работы: бизнесу необходимо обрабатывать большой объем операций без пропорционального увеличения ручной нагрузки на сотрудников.

Исходная нагрузка

500

счетов в день

Большой ежедневный поток заказов требовал постоянного ручного контроля обмена между сайтом и 1С.

Как масштабировать ручные операции вместе с бизнесом

До начала проекта сотрудники участвовали сразу в нескольких этапах обмена между сайтом компании и программой 1С. При сотнях счетов в день даже небольшое количество ручных действий превращалось в постоянную операционную нагрузку.

контролировали создание и обработку счетов;

сверяли оплаты и статусы между системами;

отслеживали расхождения при обновлении данных;

при отменах вручную передавали информацию обратно на сайт.

Проблема

Из-за несинхронной работы сайта и 1С статус оплаченного заказа мог обновляться с задержкой, а отмены требовали дополнительного контроля. Это повышало риск расхождений и отвлекало сотрудников от основных задач.

Цель проекта

Автоматизировать ключевые операции между сайтом и 1С, чтобы снизить зависимость процессов от ручного контроля сотрудников и обеспечить стабильную обработку большого потока заказов.

Инфраструктура проекта

Одновременно растущему бизнесу потребовалась инфраструктура, в которой можно было гибко развивать интеграции, выполнять фоновые задания и обслуживать несколько информационных баз. Компания выбрала выделенную серверную среду, а команда «Софт-Юнити» перенесла туда четыре базы «1С:Бухгалтерии» и подготовила их к дальнейшей автоматизации.

Как автоматизировать двусторонний обмен информацией о заказах, оплатах и отменах на сайте и в 1С

Команда «Софт-Юнити» выстроила обмен вокруг конкретных бизнес-событий: создание счета, получение оплаты и отмена заказа. Вместо усложнения процесса единым универсальным обменом мы автоматизировали именно те точки, где сотрудники выполняли повторяющиеся действия, и сохранили формат данных, с которым уже работал сайт компании.

Этапы реализации

Проект включал подготовку инфраструктуры, автоматизацию обмена между сайтом и 1С и настройку работы с маркированными товарами.

этапов проекта

Этап 01

Подготовили инфраструктуру для стабильной работы интеграций

В рамках проекта мы перенесли четыре базы «1С:Бухгалтерии» на выделенную серверную инфраструктуру, настроили работу семи пользователей, подготовили выгрузки и доступы, актуализировали обмены между системами и проверили работу сервисов 1С.

Так мы создали техническую основу, на которой можно было развивать автоматический обмен без привязки критичных операций к ручному контролю сотрудников.

Этап 02

Автоматизировали загрузку счетов с сайта в 1С

Мы настроили автоматическую загрузку CSV-файлов по HTTP-ссылке с последующим созданием документов «Счет на оплату покупателю». Такой сценарий встроился в уже существующий процесс сайта и позволил убрать ручной ввод счетов.

Система по расписанию забирает файл с данными, создает счета в 1С и обрабатывает поток в фоновом режиме без участия сотрудников.

Результат: поток счетов с сайта в 1С перешел в автоматический режим — это особенно важно при нагрузке около 500 счетов в день.

Этап 03

Настроили обратную передачу статусов оплат

После оплаты система автоматически выгружает из 1С данные в CSV-файл и передает его на FTP компании. В выгрузку входят номер документа сервиса, сумма оплаты и номер договора.

Обмен запускается каждый час. Сайт получает актуальные данные об оплатах без ручной сверки и отдельной передачи статусов сотрудниками.

Этап 04

Автоматизировали обработку отмен

Для отмен оплаченных счетов мы разработали отдельный сценарий. При отмене система формирует файл delete_* и отправляет его на FTP клиента.

Сайт получает информацию об отмене автоматически, а сотрудникам не нужно вручную корректировать данные в двух системах.

Этап 05

Подготовили 1С к работе с маркированными товарами

Параллельно мы настроили работу с маркированным товаром и интеграцию с системой «Честный знак»: настроили работу маркировки в «1С:Бухгалтерии», подключили обмен с «Честным знаком» и провели обучение сотрудников.

Для e-commerce бизнеса с импортом и большим ассортиментом этот контур стал частью общей подготовки процессов к дальнейшему росту.

→

Как стал выглядеть обмен сайта с 1С

После проекта компания получила автоматизированный цикл обмена между сайтом и 1С на ключевых этапах обработки заказа. Результат можно описать конкретными изменениями в процессе:

500

Счетов в день

Поток может обрабатываться без ручного создания каждого счета в 1С.

1 ч

Обновление оплат

Статусы оплат передаются автоматически по регламенту каждый час.

Ручных отмен

Информация об отмене оплаченных счетов передается автоматически.

Базы «1С:Бухгалтерии»

Переведены на выделенную инфраструктуру.

Операции без ручного участия

Создание счетов, передача статусов оплат и обработка отмен автоматизированы.

~10

Сотрудников

Компактная команда справляется с большим ежедневным объемом операций.

Главный эффект

Ключевой обмен между сайтом и 1С перестал зависеть от постоянного ручного контроля сотрудников.

Компания получила возможность обрабатывать большой объем операций без такого же роста ручной нагрузки на команду.

Результаты проекта

Автоматизация не просто ускорила отдельную операцию: она убрала зависимость ключевого обмена от постоянного ручного контроля и создала основу для дальнейшего роста объема операций без такого же роста ручной нагрузки на сотрудников.

Этот проект показывает типичную задачу растущего e-commerce: при сотнях счетов в день проблема возникает не в одной большой операции, а в десятках повторяющихся действий между системами. Мы последовательно автоматизировали создание счетов, передачу оплат и обработку отмен, а затем подготовили инфраструктуру и контур маркировки к дальнейшему росту бизнеса.

Проект выполнен

«Софт-Юнити»

Автоматизация обмена сайта с 1С, настройка инфраструктуры и интеграции с системой «Честный знак».