Контрагенты и договоры в «1С:УНФ»: как заполнить карточку и работать со справочником

Где находится справочник «Контрагенты»

Перейти к общему справочнику можно через раздел:

Рис. 1. Переход в справочник «Контрагенты»

В списке хранятся все контрагенты организации. В правой части формы отображается контактная информация выбранного контрагента.

Рис. 2. Список контрагентов и контактная информация

Как заполнить карточку контрагента

Основные данные вводятся непосредственно в карточке контрагента.

В группе «О контрагенте» указываются юридическое название и основные сведения.

Для каждого контрагента определяется тип организации:

• юридическое лицо;
• индивидуальный предприниматель;
• физическое лицо;
• государственный орган.

От выбранного типа зависит состав реквизитов, доступных по ссылке в поле «Юридические данные».

Рис. 3. Основные данные в карточке контрагента

Адреса, телефоны и контактные лица

В группе «Адреса, телефоны» хранятся контактные данные:

• телефон;
• e-mail;
• адрес доставки;
• фактический адрес.

В группе реквизитов «Контакты» отображаются контактные лица контрагента с адресами и телефонами.

Здесь можно:

• добавить новый контакт;
• связать контрагента с существующим контактом;
• разорвать ранее созданную связь с контактом.

Рис. 4. Контактные лица контрагента

Классификация и дополнительная информация

В группе «Классификация» можно определить, в какую группу входит контрагент.

Также для него можно задать произвольные «# Теги» — метки, которые используются для быстрой классификации контрагентов.

В группе «Детали» хранится общая дополнительная информация, в том числе:

• источник привлечения покупателя;
• заметки и другая дополнительная информация;
• ответственный сотрудник.

Рис. 5. Классификация и дополнительные сведения о контрагенте

Как настроить взаиморасчеты с контрагентом

По ссылке «Взаиморасчеты» можно выбрать аналитику ведения расчетов с конкретным контрагентом.

От этой настройки зависит, какие аналитические данные потребуется заполнять в документах, чтобы затем получать отчеты по взаиморасчетам в необходимых разрезах.

Рис. 6. Настройка аналитики взаиморасчетов

Что можно узнать из карточки контрагента

Карточка используется не только для хранения реквизитов.

В верхней части формы отображается сводная информация о взаимодействии с контрагентом, например:

• сумма продаж за все время;
• состояние взаиморасчетов;
• дата последнего обращения;
• дата последней продажи.

Рис. 7. Сводная информация о работе с контрагентом

Документы, связанные с контрагентом

Из карточки можно перейти к списку всех документов, связанных с выбранным контрагентом. Для этого используется гиперссылка «Документы».

Рис. 8. Документы, связанные с контрагентом

С панели навигации также можно перейти к спискам:

• договоров;
• счетов;
• контактов;
• событий;
• дисконтных карт;
• файлов контрагента.

По гиперссылке «Отчеты» можно сформировать акт сверки, а также отчеты по продажам и взаиморасчетам.

Рис. 9. Отчеты и акт сверки по контрагенту

История взаимодействия с контрагентом

Все зафиксированные взаимодействия можно посмотреть по гиперссылке «События» на панели навигации.

В форме отображается история событий, связанных с контрагентом.

Рис. 10. События и история взаимодействия с контрагентом

Как открыть список покупателей

Для работы именно с покупателями не обязательно каждый раз открывать общий справочник и настраивать фильтр вручную.

По ссылке «Покупатели» в разделе «CRM» или «Продажи» открывается справочник «Контрагенты» с уже установленными настройками.

Рис. 11. Переход к списку покупателей

В этом представлении отображаются контрагенты, для которых установлен тип взаимоотношений «Покупатель».

Рис. 12. Список контрагентов с типом взаимоотношений «Покупатель»

Как открыть список поставщиков

Для поставщиков предусмотрен аналогичный вариант быстрого доступа.

По ссылке «Поставщики» в разделе «Закупки» открывается справочник «Контрагенты» с предустановленным отбором.

Рис. 13. Переход к списку поставщиков

В списке отображаются контрагенты, для которых установлен тип взаимоотношений «Поставщик».

Рис. 14. Контрагенты с типом взаимоотношений «Поставщик»

Договоры с контрагентами

Отношения между организациями и предпринимателями, возникающие в процессе хозяйственной деятельности, оформляются договорами.

Реестр всех договоров доступен в разделе «Все справочники» подсистемы «Компания».

Рис. 15. Переход в реестр договоров

Реестр договоров позволяет:

• вести учет договоров по всем контрагентам и организациям;
• контролировать сроки действия договоров;
• отслеживать договоры с истекающим сроком;
• контролировать подписание и получение бумажных копий договоров.

Как создать договор из карточки контрагента

Ввести новый договор и посмотреть все существующие договоры выбранного контрагента можно непосредственно из его карточки по гиперссылке «Договоры».

Для контрагента можно выбрать основной договор. Такой договор будет автоматически подставляться в документы при выборе данного контрагента.

Рис. 16. Список договоров контрагента и выбор основного договора

Какие данные заполняются в карточке договора

В карточке договора указываются основные реквизиты:

• контрагент;
• дата заключения;
• срок действия договора;
• валюта расчетов — если в программе используется несколько валют.

Отдельно задается «Вид договора», который определяет характер отношений между участниками.

Возможные виды договора:

• «С поставщиком»;
• «С покупателем»;
• «С комиссионером»;
• «С комитентом (принципалом)»;
• «Прочее».

От выбранного вида договора зависит состав групп и полей, отображаемых в форме.

Рис. 17. Основные реквизиты договора с контрагентом

В группах реквизитов договора также хранятся условия сотрудничества с контрагентом и значения, которые затем могут подставляться в документы.

Как прикрепить файл договора

К карточке договора можно присоединить файлы — например, отсканированную копию подписанного бумажного договора.

Рис. 18. Присоединение файла к договору

Как распечатать или сохранить договор

Распечатать договор или сохранить его в виде файла можно через меню «Печать».

В исходной инструкции в этом меню показаны стандартные формы:

• «Договор купли-продажи»;
• «Договор оказания услуг».

Рис. 19. Печать и сохранение договора

Что в итоге можно делать из карточки контрагента

Карточка контрагента в «1С:УНФ» объединяет основные данные, которые используются в ежедневной работе с покупателями и поставщиками.

Из одной формы можно хранить реквизиты и контактную информацию, классифицировать контрагента, настраивать аналитику взаиморасчетов, переходить к документам и отчетам, просматривать историю событий и работать с договорами.

При корректном заполнении справочника пользователю не приходится заново вводить одни и те же сведения в каждом документе, а данные по продажам, расчетам и взаимодействиям остаются связаны с конкретным контрагентом.