Новые правила УПД: кому нужно переходить с 1 января 2026 г., и как это сделать?

УПД (они же — универсальные передаточные документы) используются более десяти лет, замещая счета-фактуры и отгрузочную “первичку”. Но если раньше применение электронной формы УПД было полностью добровольным, то с введением обновленных правил с 1 января будущего года для некоторых компаний эта ситуация изменится. Давайте разберемся вместе, что представляет собой УПД, кто его обязан использовать, а кто — нет, как организации перейти на работу по новым правилам, и какие возможности по упрощению перехода есть у компаний, которые пользуются конфигурациями 1С.

УПД — что это?

Универсальный передаточный документ включает в себя информацию из счета-фактуры и учетного документа-”первички” (под последним подразумеваются акты и накладные по форме ТОРГ-12). Применение УПД значительно упрощает оборот документов: если раньше нужно было оформлять несколько документов по сделке — то с внедрением УПД достаточно сформировать всего один.

УПД может выставляться со счет-фактурой — тогда ему присваивается статус УПД 1. Если электронный документ оформляется без сф — у него будет статус УПД 2.

Для чего оформляют УПД?

С помощью универсальных передаточных документов можно оформлять: 

• поставку продукции;
• предоставление услуг;
• осуществление работ;
• передачу прав;
• отражение операций с отслеживаемыми (маркированными) товарами.

Также УПД может применяться и в посреднической деятельности.

Когда нельзя выставлять УПД?

Если оформляется только счет-фактура, а остальные документы (акт или накладная) — нет, то выставлять контрагенту универсальный электронный УПД новые правила запрещают. Также его нельзя выставлять:

• при поступлении аванса;
• при продаже алкопродукции;
• для внесения корректив в выставленную ранее”первичку”.

Кого ФНС обяжет использовать УПД?

Обязанность оформлять электронные УПД — не универсальная: она распространяется не на все компании. Например, если на предприятии ранее весь документооборот по сделкам велся в бумажной форме, то на УПД переходить не обязательно. 

Если же в компании уже применяется документация в электронной форме — с момента вступления новых правил в силу ей придется работать уже по новым правилам. Это связано с тем, что с наступлением будущего года прекратят свое действие используемые ранее электронные формы актов и торг-накладных формы 12. Поэтому у организаций, ведущих документооборот в электронном виде, не будет другого выхода, кроме как подтверждать отгрузки (а также предоставление услуг и осуществление работ) с помощью электронных документов УПД.

Нормативная база

По вопросам перехода бизнес может руководствоваться следующими действующими документами:

• ФЗ 402-ФЗ от 06 декабря 2011 года, пункт 2, статья 9 (утверждение основных реквизитов УПД).
• Приказ ФНС РФ ЕД-7-26/970@ от 19 декабря 2023 года (рекомендации относительно формата УПД).
• Приказ ФНС ЕД-7-26/1032@ от 15 ноября 2024 года (утверждение формата УПД).
• Приказ ФНС ЕД-7-26/28@ от 20 января 2025 года (признание некоторых форматов документов недействующими).
• Письмо ФНС АС-4-15/16298@ от 22 августа 2018 года (условия использования УПД).
• Письмо ФНС ММВ-20-3/96@ от 21 октября 2013 года (рекомендации относительно “бумажной” формы УПД).
• Письмо ФНС ЗГ-3-3/4368 от 17 июня 2021 года (внесение некоторых изменений в форму универсальных документов).

Как перейти на применение УПД?

1. Согласуйте с контрагентами обоюдное оформление и передачу УПД;

2. Выберите ЭДО-оператора и заключите с ним договор;

3. Обновите учетную политику и замените документы, которые утратят силу, на универсальные передаточные документы;

4. Обучите сотрудников заполнять новую документацию и проинструктируйте их относительно правил выбора статусов.

Налоговые специалисты рекомендуют не ждать наступления даты Икс, когда переход на электронные УПД для организаций на ЭДО станет обязательным. Адаптация бизнес-процессов к новым правилам всегда требует времени; соответственно чтобы обеспечить корректную интеграцию, избежать типовых ошибок и сбоев пользователям систем электронного документооборота стоит переходить на использование УПД как можно раньше. 

УПД в 1С-ЭДО

ЭДО-сервис фирмы 1С подходит всем: малым предприятиям с небольшим документооборотом и крупному бизнесу с обширным оборотом документов по сделкам. Он подходит как тем, кто уже пользуется решениями 1С —  так и предприятиям без автоматизации на 1С. 

С 1С-ЭДО можно работать в различных конфигурациях 1С (в том числе 1С:Бух, 1С:УНФ, 1С:УТ, 1С:ERP) и обмениваться электронными документами не только единично, но и массово. А еще он позволяет настроить обмен с пользователями ЭДО из других систем. 

Для пользователей программного продукта ЭДО в 1С 8.3 созданы максимально комфортные условия для перехода, которые не требуют от бухгалтера никаких специальных действий. 

1. Все настройки, в которых применяются старые форматы (а именно 551-552), к 01.01.2026 оператор в автоматическом режиме заменит обновленным форматом 1С-ЭДО — УПД 5.03. 

2. Компании, которые планируют начать пользоваться УПД, не дожидаясь наступления 2026 г., могут воспользоваться патчем.  Он позволяет осуществить переход в 1С ЭДО на новую форму документов УПД с одним бизнес-партнером — и по этому примеру поменять настройки для прочих покупателей, поставщиков и подрядчиков. 

Со “старыми” документами (то есть торг-накладными и актами) ничего не случится — вы все так же сможете их открывать и подписывать даже после наступления 01.01.2026. 

Чтобы перейти на пользование УПД, обычно достаточно просто обновить конфигурацию 1С, проверить настройки и документы. Однако если у вас есть сомнения в корректности заполнения новых документов, — обратитесь в компанию “Софт-Юнити”. Специалисты подскажут, как безболезненно внедрить УПД, как отправить и как выгрузить ЭДО в 1С, и помогут организовать сопровождение системы и проконтролировать устранение возможных ошибок.

Чек-лист для бухгалтера 

Как будет выглядеть документооборот после 2026 года?

Теперь у компаний на ЭДО будет только один документ, подтверждающий отгрузку, — УПД. Для тех предприятий, которые ведут документооборот “на бумаге”, ничего не изменится: они все так же смогут оформлять акты и накладные ТОРГ-12. Однако в перспективе использование последних также будет ограничено.

По новым правилам выставлять электронные УПД можно будет только в формате, соответствующем приказу налоговой от 19 декабря 2023 за номером  ЕД-7-26/970@. Применяя новую форму УПД в 2025 г., нужно принимать во внимание и потенциальные нормативно-правовые изменения, способные повлиять на информацию счетов-фактур. Обновляя реквизиты в установленной форме СФ, необходимо удостовериться в том, что они обновлены и в УПД, так как многие процессы осуществляются в автоматическом режиме.

Комментарий руководителя отдела сопровождения «Софт-Юнити» Екатерины Литвиненко

Заключение

С 2026 г. оформление электронного формата УПД станет обязанностью предприятий, использующих ЭДО. Следовательно, пользователям систем электронного документооборота стоит заранее подготовиться к работе по новым правилам. Проще всего будет это сделать пользователям 1С:ЭДО, где переход будет осуществляться автоматически; однако даже в этом случае необходимо будет проверить настройки и убедиться в корректности оформления новых УПД. Чтобы избежать типовых ошибок внедрения новых правил — обратитесь к специалистам “Софт-Юнити”, которые помогут внедрить 1С-ЭДО и осуществят сопровождение перехода на работу по новым правилам.