Почему сотрудники обходят систему согласования и как сделать так, чтобы 1С:Документооборот действительно работал

Автор: Сабина Бузынина, аналитик 1С, "Софт-Юнити"

Практически на каждом проекте внедрения 1С:Документооборота возникает один и тот же вопрос:

«Почему сотрудники продолжают согласовывать документы в мессенджерах, по почте или вообще устно, если для этого есть система?»

На первый взгляд кажется, что причина очевидна — люди не хотят менять привычки или игнорируют установленные правила.

Но за годы работы с компаниями разных отраслей я пришла к выводу, что в большинстве случаев проблема совсем не в сотрудниках.

Наоборот — люди хотят выполнить работу быстрее и проще.

Практически в любой компании сотрудники давно знают друг друга.

Если вопрос срочный, намного проще написать коллеге:

«Маша, посмотри, пожалуйста, договор. Очень срочно.»

Или отправить документ в корпоративный чат:

«Проверь пока здесь, потом заведем в систему.»

Иногда достаточно просто позвонить руководителю и получить устное согласование.

Для человека это выглядит вполне логично.

Не нужно искать документ, открывать карточку, ждать уведомлений — вопрос решается за несколько минут.

Именно поэтому сотрудники часто выбирают самый короткий путь.

Проблемы начинаются не сразу.

Сначала кажется, что все работают быстрее.

Но проходит некоторое время, и выясняется:

• один согласовал документ по электронной почте;
• второй оставил замечания в корпоративном мессенджере;
• третий подтвердил решение устно;
• четвертый уже внес изменения.

А в 1С:Документообороте документ все еще находится в статусе «На согласовании».

Получается парадоксальная ситуация.

Люди уже договорились.

А процесс — нет.

Именно после этого появляются вопросы, знакомые практически каждому руководителю:

• где находится последняя версия документа;
• кто действительно согласовал изменения;
• какой комментарий считать окончательным;
• кто отвечает за следующий этап;
• почему сроки уже нарушены, хотя все говорят, что вопрос давно решен.

Чем чаще возникают подобные ситуации, тем меньше сотрудники доверяют системе.

И тем активнее начинают обходить ее в следующий раз.

Иногда компании пытаются решить вопрос административно:

• запрещают согласовывать документы вне системы;
• требуют использовать только 1С;
• усиливают контроль.

Но это почти никогда не устраняет причину.

Люди все равно будут общаться.

Будут писать друг другу сообщения.

Будут звонить.

Будут уточнять детали.

И это абсолютно нормально.

Рабочая коммуникация — часть любого бизнес-процесса.

Поэтому хороший электронный документооборот не должен запрещать общение.

Его задача — фиксировать результат этого общения.

Все значимые решения должны оставаться внутри системы.

Именно тогда любой участник процесса сможет быстро понять, что происходит с документом, кто уже согласовал его и какие действия необходимо выполнить дальше.

Если сотрудники регулярно обходят систему, я всегда рекомендую сначала посмотреть не на пользователей, а на сам процесс.

Очень часто проблема заключается в том, что маршрут согласования слишком сложный.

Например:

• слишком много участников;
• непонятно, кто следующий;
• комментарии находятся в разных местах;
• статусы документов не отражают реальную ситуацию;
• вернуть документ на доработку сложно и неудобно.

В результате сотруднику оказывается проще написать коллеге в мессенджере, чем выполнить действие в системе.

Хорошо настроенный процесс выглядит иначе.

Он включает:

• понятные задачи для каждого участника;
• только действительно необходимых согласующих;
• прозрачный статус документа;
• комментарии в одной карточке;
• автоматические сроки и напоминания;
• простой возврат документа на доработку без создания множества новых версий.

Когда маршрут соответствует реальной работе компании, сотрудники перестают воспринимать систему как препятствие.

Наоборот — пользоваться ей становится быстрее и удобнее.

Когда все согласования проходят через 1С:Документооборот, руководитель в любой момент видит реальную картину.

Не нужно искать письма.

Не приходится просматривать десятки сообщений в корпоративном чате.

Не возникает споров о том, кто что согласовал и какая версия документа является актуальной.

Все решения фиксируются в одном месте.

Это делает процесс прозрачным, снижает количество ошибок, ускоряет согласование документов и значительно упрощает контроль исполнения.

Дружеские отношения между сотрудниками всегда будут помогать быстрее решать рабочие вопросы.

И это хорошо.

Но результат этих договоренностей должен сохраняться в системе.

На мой взгляд, хороший 1С:Документооборот — это не тот, который заставляет людей работать по инструкции.

А тот, который настолько удобен, что искать обходные пути просто не хочется.