Единая форма ЕФС-1 давно стала привычной частью отчетности работодателей. Однако на практике у многих организаций до сих пор возникает вопрос: кто будет отвечать перед контролирующими органами, если отчет подан позже установленного срока или содержит ошибки — бухгалтер или специалист по кадрам?
Разберемся, как распределяется ответственность и от чего зависит, кому именно может быть назначен штраф.
Почему возникает путаница
Особенность формы ЕФС-1 заключается в том, что она объединяет сразу несколько видов сведений, которые раньше представлялись в разные сроки и зачастую разными подразделениями компании.
В состав формы входят:
- сведения о трудовой деятельности работников;
- данные персонифицированного учета;
- информация о страховом стаже;
- сведения по страховым взносам на травматизм.
При этом различные разделы формы имеют собственные сроки представления. Именно поэтому при нарушении требований контролирующие органы оценивают не форму в целом, а конкретный раздел, по которому допущена ошибка или просрочка.
Кто отвечает за разделы ЕФС-1
Ответственность определяется не должностью сотрудника по названию, а его фактическими обязанностями, закрепленными внутренними документами работодателя.
Если сотрудник отвечает за подготовку и передачу определенных сведений, именно он может быть признан ответственным лицом при нарушении порядка сдачи отчетности.
В большинстве компаний обязанности распределяются следующим образом:
Кадровая служба
отвечает за сведения о трудовой деятельности работников, кадровые мероприятия, приемы, переводы, увольнения и другие кадровые данные.
Бухгалтерия
обычно отвечает за сведения о страховом стаже работников, расчеты по страховым взносам и другие разделы отчетности, связанные с начислениями и расчетами.
Однако единого правила для всех организаций нет. Некоторые работодатели передают подготовку и сдачу всей формы ЕФС-1 одному специалисту или централизуют процесс в бухгалтерии. В этом случае ответственность будет возложена на сотрудника, за которым данные функции закреплены официально.
Какие санкции предусмотрены
Размер штрафа зависит от того, какие сведения были представлены с нарушением.
Нарушение сроков сдачи сведений по взносам на травматизм
Если работодатель несвоевременно представил данные, содержащиеся в разделе 2 формы ЕФС-1, должностному лицу может быть назначен административный штраф от 300 до 500 рублей.
Ошибки или просрочка в сведениях персонифицированного учета
За непредставление сведений персонифицированного учета, передачу неполной информации либо недостоверных данных также предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.
Ответственность распространяется на сведения, отражаемые в разделе 1 формы ЕФС-1.
Нарушения при передаче сведений о трудовой деятельности
Если работодатель не представил сведения о кадровом мероприятии в установленный срок либо допустил ошибки в передаваемых данных, контролирующий орган вправе вынести предупреждение или назначить штраф от 300 до 500 рублей.
Речь идет о сведениях, содержащихся в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
Почему важно закрепить ответственность документально
На практике спорные ситуации возникают чаще всего тогда, когда обязанности между кадровой службой и бухгалтерией распределены устно или не отражены во внутренних документах компании.
Чтобы снизить риски при проверках, работодателям рекомендуется:
- определить ответственных за каждый раздел ЕФС-1;
- закрепить обязанности в должностных инструкциях;
- при необходимости издать отдельный приказ о распределении ответственности;
- организовать контроль сроков передачи данных между кадровой службой и бухгалтерией.
Такой подход позволяет не только избежать внутренних конфликтов, но и значительно упростить взаимодействие с контролирующими органами при возникновении вопросов по отчетности.
Что важно помнить работодателю
Сам факт того, что сведения включены в одну форму ЕФС-1, не означает единой ответственности за все разделы отчета. При рассмотрении нарушений контролирующие органы будут учитывать, какие именно сведения были представлены с нарушением и на кого в организации возложена обязанность по их подготовке и сдаче.
Поэтому работодателям стоит регулярно пересматривать распределение функций между кадровой службой и бухгалтерией и следить за актуальностью внутренних регламентов по подготовке отчетности.
Нужна помощь с настройкой кадрового учета и отчетности в 1С?
Специалисты «Софт-Юнити» помогут проверить настройки 1С, распределить зоны ответственности и выстроить процессы подготовки отчетности так, чтобы кадровая служба и бухгалтерия работали согласованно.