До обязательного перехода на электронные перевозочные документы остаётся всё меньше времени. С 1 сентября 2026 года транспортные накладные и ряд других документов, сопровождающих перевозку грузов, необходимо будет оформлять в электронном виде.
Новое требование касается не только перевозчиков и крупных логистических компаний. Участвовать в электронном обмене придётся организациям из самых разных отраслей: производственным предприятиям, оптовым и розничным компаниям, интернет-магазинам, офисам и другим получателям товаров.
Для подготовки бизнеса к новым правилам в сервисе Доки запускается работа с ЭПД. Пользователи смогут оформлять документы по сделке и перевозке в единой системе, не подключая отдельный сервис для транспортного документооборота.
Почему переход на ЭПД затронет почти весь бизнес
Обязательный транспортный ЭДО вводится Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. С 1 сентября 2026 года в электронную форму переводятся:
- транспортные накладные;
- заказы и заявки на перевозку грузов;
- поручения экспедитору;
- экспедиторские расписки;
- складские расписки;
- железнодорожные транспортные накладные;
- авиационные грузовые накладные.
Требование распространяется на участников перевозки, использующих наёмный транспорт: грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов.
Это значит, что компании не обязательно самостоятельно организовывать перевозки, чтобы столкнуться с ЭПД. Например, организация может просто заказать доставку бумаги, мебели или оборудования в офис. Если груз перевозится наёмным транспортом и оформляется транспортная накладная, получателю потребуется принять участие в электронном документообороте и подтвердить приёмку груза.
В отдельных случаях, перечень которых устанавливается законодательством, сохранится возможность оформления документов на бумаге. Однако для большинства стандартных коммерческих перевозок электронный формат станет основным. Подробные разъяснения о переходе опубликованы на сайте ФНС России.
Что изменилось в сервисе Доки
Раньше компании могли использовать один сервис для обмена УПД, счетами-фактурами и актами, а для перевозочных документов подключать отдельное решение. Это усложняло работу: сотрудникам приходилось переключаться между системами, повторно вводить сведения и контролировать связи между документами.
Теперь Доки объединяет ЭДО и ЭПД в рамках одного сервиса. В нём можно работать как с документами по сделке, так и с документами, сопровождающими доставку.
При этом потоки не смешиваются. УПД, акты и счета-фактуры остаются в разделе обычного ЭДО, а для перевозочных документов предусмотрен отдельный раздел «Логистика». Пользователь видит документы в единой системе, но работает с ними в соответствии с их назначением.
ЭТрН можно оформлять непосредственно в 1С
Одно из главных преимуществ решения — возможность работать с ЭТрН в 1С без установки и отдельной оплаты дополнительного модуля ЭПД.
Электронная транспортная накладная создаётся на основании документа учётной системы. Например, сотрудник оформляет реализацию в 1С, после чего сведения о грузе и участниках перевозки используются для заполнения ЭТрН.
Такой подход помогает сократить количество ручных операций и снизить вероятность ошибок при переносе данных. Пользователю не нужно повторно вводить информацию, которая уже содержится в 1С.
Сформированная ЭТрН связывается:
- с документом реализации в 1С;
- с УПД;
- с другими документами, относящимися к конкретной отгрузке.
В результате документы по продаже и перевозке образуют единую цепочку. Сотрудникам проще проверить комплектность оформления, найти нужную накладную и определить, к какой поставке она относится.
Работать можно в 1С или через браузер
Сервис поддерживает несколько вариантов работы.
В 1С. Сотрудники могут формировать, проверять и подписывать документы в привычной учётной системе. Устанавливать отдельную программу для ЭПД не требуется.
Через веб-кабинет. Документы доступны в браузере. Такой вариант подходит сотрудникам, которым необходимо работать вне офиса или без доступа к информационной базе 1С.
С мобильного устройства. Возможность мобильной работы с ЭТрН будет добавлена позднее. Она позволит подписывать документы во время приёмки груза и упростит участие водителей в электронном обмене.
Компания может выбрать один интерфейс или использовать несколько способов работы в зависимости от ролей сотрудников.
Возможности Доки для участников перевозки
Сценарий работы зависит от того, какую функцию выполняет организация.
Грузоотправитель
Формирует электронную транспортную накладную, указывает сведения о грузе и передаёт документ следующим участникам перевозки.
Перевозчик
Получает ЭТрН, заполняет свою часть документа и подписывает её электронной подписью.
Грузополучатель
Проверяет сведения, подтверждает фактическую приёмку груза и подписывает соответствующий титул ЭТрН.
Таким образом, Доки подойдёт компаниям, которые самостоятельно отправляют товары, оказывают транспортные услуги или только принимают доставленные грузы.
Один пакет для документов ЭДО и ЭПД
Для работы с перевозочными документами не нужно приобретать отдельный пакет. Документы обычного ЭДО и ЭПД расходуются из единого тарифа Доки.
Доступны следующие варианты:
| безлимитный обмен в течение трёх месяцев | — бесплатно для новых клиентов; |
| 200 документов на один год | — 1 800 рублей; |
| 500 документов на один год | — 4 200 рублей; |
| 1 200 документов на один год | — 9 200 рублей. |
Входящие документы ЭДО принимаются бесплатно. Для грузополучателей титул Т3 «Приёмка», используемый для подтверждения получения груза, также не тарифицируется.
Благодаря единой тарификации компании не придётся заранее распределять объём документов между обычным ЭДО и логистикой. УПД, акты, счета-фактуры и исходящие ЭПД будут списываться из общего пакета.
Что потребуется действующим пользователям Доки
Клиентам, которые уже работают в Доки, не нужно подключать новый сервис с нуля. Раздел «Логистика» появится в веб-кабинете автоматически.
Для оформления ЭПД в 1С потребуется обновить расширение Доки. После обновления пользователи смогут формировать транспортные накладные на основании документов учётной системы и работать с ними в привычном интерфейсе.
Как подключиться к ЭПД в Доки
Новому пользователю необходимо пройти несколько шагов:
- Оставить заявку на подключение.
- Подобрать тариф с учётом предполагаемого объёма документов.
- Подключить сервис и предоставить доступ ответственным сотрудникам.
- Настроить работу в 1С или веб-кабинете.
- Провести тестовый обмен документами с контрагентами.
Откладывать подготовку до сентября не стоит. До начала обязательного применения ЭПД важно определить роли сотрудников, проверить наличие электронных подписей и машиночитаемых доверенностей, обновить 1С и протестировать обмен с грузоотправителями, перевозчиками и получателями.
Специалисты «Софт‑Юнити» помогут подключить сервис Доки, настроить работу с ЭТрН в 1С и подготовить компанию к обязательному транспортному ЭДО. Оставьте заявку, чтобы подобрать подходящий вариант подключения и заранее проверить готовность ваших процессов к новым требованиям.