Автоматизация закупочной деятельности для Федерального центра компетенций (ФЦК)

Цели и задачи проекта

1. Описание клиента:

Федеральный центр компетенций (ФЦК) — автономная некоммерческая организация, созданная по инициативе Президиума Совета при Президенте РФ по стратегическому развитию и приоритетным проектам. ФЦК специализируется на реализации проектов по повышению производительности труда на предприятиях за счет устранения потерь и внедрения лучших практик.

Организация реализовала более 2400 проектов, а также разработала ИТ-платформу «Производительность.рф», которая объединила знания и методики для профессионального сообщества в области бережливого производства.

2. Проблематика заказчика:

До внедрения автоматизации управление закупками по коммерческой деятельности в Федеральном центре компетенций (ФЦК) было неудобным и ресурсоемким из-за отсутствия автоматизированной системы учета закупок. Основные процессы велись вручную, что замедляло работу и увеличивало риск ошибок.

Неавтоматизированный учет закупок

ФЦК испытывал сложности с ведением реестра закупок, так как данные хранились в разрозненном виде, без единой системы. Ведение и обновление реестра закупок требовало значительного времени и усилий, а любые изменения в данных приходилось вносить вручную. Этот подход снижал оперативность работы и создавал дополнительные риски.

Отсутствие гибкости в управлении планами закупок

У компании не было возможности вести несколько версий плана закупок. Это ограничивало гибкость при внесении корректировок и затрудняло анализ изменений. Сравнение планов закупок между собой не представлялось возможным, что осложняло долгосрочное планирование и контроль за выполнением бюджетных показателей.

Сложности аналитического учета

ФЦК не имел инструментов для работы с закупками в аналитических разрезах. Информация о кодах статей финансового плана, ответственных ЦФО и способах закупки велась в Excel. Это затрудняло анализ и не позволяло эффективно управлять закупочной деятельностью.

Отсутствие прозрачности и контроля

Система не предусматривала ведения истории изменений статусов закупок. Это ограничивало возможности мониторинга текущих операций и затрудняло контроль за выполнением договорных обязательств.

Эти проблемы создавали барьеры для эффективного управления закупочной деятельностью в масштабах ФЦК, где требуется четкая координация и точность в реализации проектов. Необходима была система, способная не только автоматизировать учет, но и обеспечить аналитическую гибкость, прозрачность и контроль на всех этапах закупочного процесса.

Вызовы, озвученные заказчиком:
«Мы нуждаемся в системе, которая не только ускорит обработку данных о закупках, но и предоставит нам инструменты для анализа и управления процессами в динамике. У нас нет возможности терять время на рутину».

3. Цели проекта:

Основной целью автоматизации стало создание модуля в системе 1С-Рарус: Бухгалтерия для некоммерческой организации (релиз 5.0.100.1), который бы устранил ручной труд и обеспечил прозрачное управление закупками по коммерческой деятельности. Решение должно было повысить эффективность работы сотрудников, минимизировать риски ошибок и предоставить инструменты для аналитики и контроля.

Задачи:

1. Автоматизация ведения реестра закупок:
• Хранение неограниченного количества версий плана закупок.
• Возможность редактирования и сравнения различных версий плана.
2. Управление статусами закупок:
• Фиксация изменений статусов закупок.
• Просмотр истории изменений и состояния закупок в режиме реального времени.
3. Учет в аналитических разрезах:
• Анализ закупок по кодам статей финансового плана, ответственным ЦФО и способам закупок.
• Формирование выборок и отчетов по заданным параметрам.
4. Безопасность и разграничение доступа:
• Настройка ролей пользователей: просмотр данных, ограниченные и полные права для работы с закупками.

Автоматизированные функции

• Закупки
• Аналитика закупок

Выполненные работы

Для реализации задач был разработан подсистема «Закупки». Решение разработано с учетом специфики коммерческой деятельности ФЦК.

Основные компоненты разработанной подсистемы:

1. Модуль «АРМ Коммерческих закупок» - основное рабочее место специалиста отдела закупок.
2. Регистр «Коммерческие коды закупок» (ККЗ):
• Уникальный идентификатор для каждой закупки, аналогичный идентификационному коду закупки (ИКЗ).
3. Справочник «Версии коммерческих закупок»:
• Хранение нескольких версий плана закупок с возможностью редактирования только последней версии.
• Сравнение версий для анализа изменений.
4. Функционал управления статусами закупок:
• Отслеживание изменений статусов закупок, включая их фиксацию и историю.
5. Аналитический учет:
• Интеграция аналитических разрезов по статьям финансового плана, ответственным ЦФО и способам закупок.
• Возможность формировать произвольные выборки и отчеты.
6. Гибкая настройка прав доступа:
• Разграничение полномочий пользователей для безопасного и точного учета.

Дополнительные функции:

• Формирование аналитической записки по исполнению плана закупок.
• Сравнение версий планов закупок.
• Экспорт аналитических документов.

«Теперь руководитель отдела закупок может сравнить несколько версий плана, увидеть, как изменялись затраты, и сразу же сформировать аналитическую записку для руководства».

Процесс внедрения:

Анализ и планирование:

• Проведено предпроектное обследование для выявления текущих проблем и потребностей заказчика.
• Разработано техническое задание на основе запросов ФЦК, с акцентом на специфику коммерческих закупок.

Разработка и настройка:

• Создана подсистема «Закупки».
• Настроены регистры, справочники и аналитические разрезы для работы с коммерческими закупками.
• Реализована фиксация изменений статусов закупок и истории их редактирования.

Тестирование:

• Проведены функциональные тесты объектов подсистемы на реальных данных, чтобы убедиться в её стабильности и соответствии требованиям.

Обучение сотрудников:

• Организованы обучающие мероприятия для сотрудников отдела закупок, включая тренинги по работе с новой подсистемой.

Ввод в эксплуатацию:

• Система была успешно внедрена и введена в промышленную эксплуатацию.
• ФЦК обеспечен постпроектной поддержкой для устранения возможных трудностей в переходный период.

Сопровождение

• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ