Внедрение автоматизации в ООО «Современные Фонды Недвижимости»

Цели и задачи проекта

Описание клиента

ООО «Современные Фонды Недвижимости» (СФН) — лидер рынка розничных коллективных инвестиций в коммерческую недвижимость. Основное направление компании — создание и управление закрытыми паевыми инвестиционными фондами (ЗПИФ), инвестирующими в рентную недвижимость: торгово-развлекательные центры, офисные комплексы, склады и логистические центры.

Команда СФН предлагает широкий спектр финтех-решений международного уровня, обеспечивая инвесторам новые возможности управления капиталом. Постоянно растущие масштабы деятельности компании требуют отлаженных и автоматизированных процессов для повышения прозрачности, контроля и эффективности операций.

Исходные потребности и проблемы клиента

До начала проекта СФН столкнулись с рядом проблем:

• Отсутствие прозрачности выполнения задач: Руководителям было сложно оперативно получать информацию о статусе задач в рамках бизнес-процессов.
• Отсутствие визуального контроля процессов: Существующая система не позволяла видеть, на каком этапе находится процесс, а также фиксировать соблюдение сроков выполнения задач.
• Сложности в анализе отклонений: Требовался инструмент, позволяющий не только фиксировать текущий статус, но и оперативно выявлять просрочки.
• Необходимость настройки этапов и шаблонов: Гибкость в создании и управлении этапами бизнес-процессов отсутствовала.

Задачи, поставленные перед ГК «Софт-Юнити»

Визуальный контроль задач и процессов

1. Создание механизма визуального контроля выполнения задач по выбранным бизнес-процессам на базе конфигурации 1С: Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1.
2. Настройка этапов процессов: предоставление возможности разбивать процессы на этапы с учетом задач из шаблонов.
3. Реализация цветовой индикации статуса этапов для удобного анализа состояния задач (начат, завершен без просрочек, завершен с нарушением сроков).
4. Отображение сокращенных версий процессов для руководителей (не более трех процессов) с возможностью детализации при клике.
5. Автоматическое обновление данных о процессах и визуализация информации без дополнительных действий со стороны пользователей.

Индивидуальный контроль и управление процессами

1. Разработка инструмента для настройки индивидуального контроля процессов на уровне пользователя или группы.
2. Создание фильтров для управления отображением процессов по критериям: нарушения сроков, активность процессов, организация, гриф доступа и другие параметры.
3. Разработка системы ролей для разграничения доступа к функциям настройки и контроля.
4. Обеспечение удобного управления через автоматизированное рабочее место пользователя (АРМП) с отображением процессов на дополнительном контроле.

Автоматизированные функции

По первой задаче (визуальный контроль):

1. Прозрачность процессов: Руководители получили удобный инструмент контроля выполнения задач.
2. Сокращение просрочек: Цветовая индикация позволяет оперативно выявлять проблемы и принимать меры.
3. Гибкость и удобство: Система настройки этапов адаптируется под нужды компании.
4. Экономия времени: Автоматическое обновление данных устранило необходимость ручной проверки статусов.

По второй задаче (индивидуальный контроль):

1. Повышение точности управления: Фильтры позволяют выделять критичные процессы и задачи.
2. Индивидуальный подход: Каждый пользователь видит только те процессы, которые находятся в его зоне ответственности.
3. Удобство контроля: АРМП предоставляет информацию в одном окне с возможностью настройки под пользователя.

Выполненные работы

Решение 1: Визуальный контроль задач и процессов

Для реализации первой задачи была разработана система визуального контроля выполнения бизнес-процессов:

• Цветовая индикация этапов:
• Серый — этап не начат.
• Желтый — этап начат, задачи выполняются в срок.
• Зеленый — этап завершен, просрочек нет.
• Красный — этап завершен с нарушением сроков или активен, но сроки нарушены.
• Гибкая настройка этапов:
• Настройщик может выбирать шаблон бизнес-процесса и создавать любое количество этапов.
• В каждом этапе указываются задачи из выбранного шаблона.
• Сокращенное отображение для руководителей:
• Визуализация не более трех процессов на главной странице.
• При клике на процесс открывается полный список этапов с их статусами.
• Автоматическое обновление:
• Информация по процессам обновляется автоматически с заданной периодичностью.

Решение 2: Индивидуальный контроль и управление процессами

Для второй задачи были реализованы:

• Настройка индивидуального контроля:
• Возможность закрепить настройки контроля за конкретными пользователями или рабочими группами.
• Разделение общего и индивидуального доступа к данным.
• Фильтрация процессов:
• Внедрены фильтры по следующим параметрам:
• Нарушение сроков.
• Активные процессы (не завершенные, не прерванные).
• Организация и гриф доступа.
• Масштаб отображения этапов.
• АРМП с дополнительным контролем:
• Пользователь может видеть свои процессы на контроле прямо на главной странице.
• Реализована возможность постановки процессов на контроль через администратора или самостоятельно.
• Система ролей:
• Созданы роли для добавления, изменения и чтения настроек контроля процессов.
• Реализована защита данных благодаря разграничению прав доступа.

Процесс внедрения

Проект был реализован в несколько этапов:

1. Обследование процессов клиента:
• Сбор требований и анализ текущих проблем.
• Формирование плана работ по каждой из задач.
2. Разработка:
• Реализация функций визуального контроля и индивидуального управления процессами.
• Интеграция цветовой индикации и системы фильтров.
• Настройка автоматического обновления данных и сокращенного отображения.
3. Тестирование:
• Проверка корректной работы разработок на тестовом контуре.
• Выявление и исправление ошибок.
4. Внедрение и обучение:
• Интеграция доработок в рабочую среду клиента.
• Обучение сотрудников работе с новым функционалом.

Сопровождение

Постоянный договор ИТС