Автоматизация работы с заявками для компании «ТОП АЙДИ»

Цели и задачи проекта

Компания «ТОП АЙДИ» — международный российско-сербский субподрядчик с обширным опытом в области инжиниринга, системной интеграции, пусконаладочных работ, а также реализации проектов электрических, слаботочных, противопожарных систем и автоматизации. Компания специализируется на разработке высокотехнологичных инфраструктур, включая больницы, жилые комплексы, спортивные объекты, выставочные и торговые центры.

Проблематика

До обращения в «Софт-Юнити», компания «ТОП АЙДИ» сталкивалась с трудностями в работе с заявками:

1. Сложности с учетом: Заявки хранились в разных местах, было сложно управлять ими и отслеживать выполнение.
2. Нет единой системы: Управлять заявками в рамках единого инструмента было невозможно.
3. Данные из Excel требовали ручной работы: Каждая заявка вносилась вручную, что занимало время и увеличивало риск ошибок.
4. Не было наглядности: Без цветовой маркировки и фильтрации сотрудники не могли быстро понять статус заявки или ее актуальность.

«ТОП АЙДИ» нуждалась в решении, которое объединит все заявки в одном месте, ускорит их обработку и сделает процессы понятными и удобными для команды.

Цели проекта

Главной задачей было создание удобного инструмента для работы с заявками, который позволял бы:

• Централизованно учитывать заявки и редактировать их.
• Упростить загрузку данных из Excel, минимизировав ручной ввод.
• Контролировать заявки через отдельный журнал с визуализацией статусов.
• Обеспечить простой и понятный интерфейс, который не потребует длительного обучения.

Автоматизированные функции

Решение

Команда «Софт-Юнити» предложила пул доработок конфигурации 1С: Управление нашей фирмой, позволивших клиенту начать использовать систему в полном объеме:

1. Доработку документа «Заказ покупателя»:
• Добавлены новые поля: исполнитель, инициатор заявки и её статус.
• Форма документа была адаптирована для отображения только необходимых данных.
• Для заявок определен набор статусов, которые позволяют отслеживать их на каждом этапе.
2. Функционал для работы с Excel:
• Заявки теперь загружаются автоматически: номер, дата, объект и номенклатура сразу попадают в базу.
• Перед загрузкой сотрудники могут посмотреть предварительный результат и внести изменения.
• Если какие-то данные не совпадают с базой, система подскажет, что нужно дополнить вручную.
• Реализован механизм, который запоминает соответствия между данными Excel и базой, что упрощает повторные загрузки.
3. Создание рабочего места для работы с заявками:
• Все заявки вынесены в отдельный журнал.
• Строки журнала выделяются цветом в зависимости от статуса заявки — это сразу помогает понять её текущее состояние.

Команда «Софт-Юнити» активно взаимодействовала с заказчиком на всех этапах внедрения, оперативно реагировала на запросы и адаптировала решение под реальные потребности компании.

Выполненные работы

Процесс внедрения

1. Анализ: Мы провели сбор требований компании заказчика и определили факторы, мешающие сотрудникам вести полноценный учёт в базе.
2. Разработка: Реализовали функционал загрузки данных, доработали документ «Заказ покупателя» и создали рабочее место для работы с заявками.
3. Тестирование и запуск

Результаты

1. Ускорение работы с заявками:
• Все заявки теперь централизованы, что упрощает их учёт и управление.
• Автоматическая загрузка из Excel избавила сотрудников от ручной работы.
2. Прозрачность процессов:
• Благодаря цветовым меткам статусов стало легко отслеживать, на каком этапе находится заявка.
• Разделение заявок на объекты и заказов покупателей помогло избежать путаницы.
3. Экономия времени:
• Система предварительного просмотра и автоматического сопоставления данных ускорила обработку заявок.
4. Удобство для сотрудников:
• Понятный интерфейс системы повысил комфорт работы и удовлетворённость команды.

Сопровождение