Кейс автоматизации расчета заработной платы и кадрового учета в группе компаний MGCom

Цели и задачи проекта

ООО «ЭмДжиКом» — одно из ведущих рекламных агентств полного цикла, входящее в состав группы компаний MGCom. Компания предоставляет полный спектр маркетинговых услуг, включая разработку рекламных кампаний, стратегическое планирование и медиабаинг.

Разветвленная структура MGCom объединяет несколько юридических лиц, что требует четкого кадрового учета и прозрачной системы расчета заработной платы.

Сложность управления персоналом и разрозненные базы данных привели к необходимости масштабной автоматизации, которая позволила бы консолидировать учет по всей группе компаний, повысить точность расчетов и упростить работу отдела кадров.

До внедрения 1С:ЗУП КОРП 3.1 кадровый учет и расчет заработной платы велись в 17 разрозненных базах 1С:ЗУП 3.1 ПРОФ. Это создавало множество проблем, которые тормозили оперативную работу отдела кадров и мешали руководству получать актуальные данные.

Основные сложности:

1. Разрозненный учет
• Кадровая информация и расчет зарплаты хранились в 17 отдельных базах, что делало процесс крайне неудобным. Для сбора отчетности требовалось долгое время на сведение, а вероятность ошибок возрастала в разы.
2. Долгое начисление заработной платы
• Из-за разрозненных баз процесс расчета занимал слишком много времени из-за дополнительных ручных операций.

Ключевая бизнес-задача

Консолидация всех данных в единую систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», которая:

• Упростит процедуры учета и расчета зарплаты.
• Позволит оперативно учитывать изменения в законодательстве.
• Обеспечит единое пространство данных для кадровой службы и бухгалтерии.

Цели проекта

Перед «Софт-Юнити» стояла амбициозная задача — перенести учет из 17 отдельных баз в одну централизованную систему, сохранив всю историю учета, устранив дубли и обеспечив корректную работу механизма расчета зарплаты и отчетности.

Основные цели внедрения:

• Создать единую базу 1С:ЗУП КОРП 3.1 для всего холдинга MGCom.
• Обеспечить точность расчета зарплаты после объединения данных.
• Перенести все данные за весь период ведения учета без потерь информации.
• Сохранить используемые методики учета, адаптировав их под новую систему.
• Обеспечить поддержку актуального законодательства и возможность оперативного внесения изменений.

Автоматизированные функции

• Объединение 17 разрозненных баз в одну единую систему.
• Упрощение и ускорение процесса расчета заработной платы.
• Снижение вероятности ошибок за счет централизованного учета.
• Руководство получило консолидированную отчетность по всем компаниям холдинга.
• Актуализированы все данные для расчета зарплаты и налогов в 2024 году.
• Оптимизирован процесс подготовки отчетности для контролирующих органов.

Выполненные работы

Этап 1. Обследование и анализ

Специалисты «Софт-Юнити» совместно с командой MGCom провели:

• Предпроектное обследование бизнес-процессов.
• Анализ состояния учетных систем:
• Проверены НСИ, планы видов расчетов, учетная политика, оценочные обязательства.
• Определены необходимые доработки.

Этап 2. Подготовка к миграции данных

• Обновлены все базы до версии ЗУП КОРП 3.1.
• Разработаны специализированные обработки для переноса данных за весь период учета.
• Созданы механизмы автоматического выявления и удаления дублей сотрудников.

Этап 3. Тестовое слияние данных

• 1 апреля 2024 года было проведено тестовое объединение всех данных.
• Выявлены неточности и дубли, проведена корректировка данных.

Этап 4. Финальное объединение

• 1 мая 2024 года проведено окончательное слияние данных в единую систему.
• Выполнена выверка всех данных по сотрудникам.

Этап 5. Проверка работы системы

• Тестовый расчет зарплаты, налогов и взносов.
• Проверка корректности формирования регламентированной отчетности.
• Удаление всех дублей и оптимизация справочников.

Этап 6. Ввод системы в эксплуатацию

• Проведена опытно-промышленная эксплуатация.
• Обеспечена поддержка специалистов «Софт-Юнити» в период адаптации сотрудников.

Экономический эффект

• Снижение нагрузки на отдел кадров за счет отказа от 17 отдельных баз.
• Минимизация рисков ошибок при расчете зарплаты и налогов.
• Скорость обработки данных увеличилась в несколько раз.
• Экономия на техническом обслуживании за счет единой системы.

Сопровождение

• «Софт-Юнити» обеспечивает сопровождение системы и консультирует сотрудников.
• Запланированы дальнейшие доработки и оптимизация учетных процессов.