Как e-commerce компания «ЛЮЙЕ» автоматизировала обмен сайта с 1С при нагрузке около 500 счетов в день

Автоматизированные функции

Как автоматизировать двусторонний обмен информацией о заказах, оплатах и отменах на сайте и в 1С

Команда «Софт-Юнити» выстроила обмен вокруг конкретных бизнес-событий: создание счета, получение оплаты и отмена заказа. Вместо усложнения процесса единым универсальным обменом мы автоматизировали именно те точки, где сотрудники выполняли повторяющиеся действия, и сохранили формат данных, с которым уже работал сайт компании.

Пошаговый план реализации:

Шаг 1. Подготовили инфраструктуру для стабильной работы интеграций

В рамках проекта мы перенесли четыре базы 1С:Бухгалтерии на выделенную серверную инфраструктуру, настроили работу семи пользователей, подготовили выгрузки и доступы, актуализировали обмены между системами и проверили работу сервисов 1С.

Так мы создали техническую основу, на которой можно было развивать автоматический обмен без привязки критичных операций к ручному контролю сотрудников.

Шаг 2. Автоматизировали загрузку счетов с сайта в 1С

Мы настроили автоматическую загрузку CSV-файлов по HTTP-ссылке с последующим созданием документов «Счет на оплату покупателю». Такой сценарий встроился в уже существующий процесс сайта и позволил убрать ручной ввод счетов.

Система по расписанию забирает файл с данными, создает счета в 1С и обрабатывает поток в фоновом режиме без участия сотрудников.

В результате поток счетов с сайта в 1С перешел в автоматический режим – это особенно важно при нагрузке около 500 счетов в день.

Шаг 3. Настроили обратную передачу статусов оплат

После оплаты система автоматически выгружает из 1С данные в CSV-файл и передает его на FTP компании. В выгрузку входят номер документа сервиса, сумма оплаты и номер договора.

Обмен запускается каждый час. Сайт получает актуальные данные об оплатах без ручной сверки и отдельной передачи статусов сотрудниками.

Шаг 4. Автоматизировали обработку отмен

Для отмен оплаченных счетов мы разработали отдельный сценарий. При отмене система формирует файл delete_* и отправляет его на FTP клиента.

Сайт получает информацию об отмене автоматически, а сотрудникам не нужно вручную корректировать данные в двух системах.

Шаг 5. Подготовили 1С к работе с маркированными товарами

Параллельно мы настроили работу с маркированным товаром и интеграцию с системой «Честный знак»: настроили работу маркировки в «1С:Бухгалтерии», подключили обмен с «Честным знаком» и провели обучение сотрудников.

Для e-commerce бизнеса с импортом и большим ассортиментом этот контур стал частью общей подготовки процессов к дальнейшему росту.

Выполненные работы

Как стал выглядеть обмен сайта с 1С

После проекта компания получила автоматизированный цикл обмена между сайтом и 1С на ключевых этапах обработки заказа. Результат можно описать конкретными изменениями в процессе:

• поток около 500 счетов в день может обрабатываться без ручного создания каждого счета в 1С;
• статусы оплат передаются автоматически по регламенту — обмен запускается каждый час;
• отмены оплаченных счетов передаются автоматически, без ручной корректировки данных в двух системах;
• четыре базы «1С:Бухгалтерии» переведены на выделенную инфраструктуру, настроена работа семи пользователей;
• ручное участие исключено из трех повторяющихся операций: создания счетов, передачи статусов оплат и обработки отмен;
• компания сохраняет компактную команду около 10 сотрудников при большом ежедневном объеме операций.

Автоматизация не просто ускорила отдельную операцию: она убрала зависимость ключевого обмена от постоянного ручного контроля и создала основу для дальнейшего роста объема операций без такого же роста ручной нагрузки на сотрудников.

Этот проект показывает типичную задачу растущего e-commerce: при сотнях счетов в день проблема возникает не в одной большой операции, а в десятках повторяющихся действий между системами. Мы последовательно автоматизировали создание счетов, передачу оплат и обработку отмен, а затем подготовили инфраструктуру и контур маркировки к дальнейшему росту бизнеса.

Работы по проекту выполнила компания «Софт-Юнити».