Кейс автоматизации документооборота в ООО «Эдил-Импорт» (Холодильник.ру)

Цели и задачи проекта

ООО «Эдил-Импорт» (бренд Холодильник.ру) — один из крупнейших российских интернет-магазинов бытовой техники и электроники, работающий с 2003 года. Компания является официальным дилером ведущих мировых брендов: Haier, Liebherr, Beko, Hotpoint, Indesit, ATLANT, Hyundai, Hisense, Kuppersberg, Tefal, Kitfort, Redmond, KitchenAid и многих других.

С ростом бизнеса и увеличением количества контрагентов компания столкнулась с необходимостью оптимизировать процесс согласования договоров и дополнительных соглашений, а также контроль сроков исполнения документов. Руководство приняло решение внедрить систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 2.1 КОРП», чтобы сделать процесс управления договорами прозрачным и управляемым.

Проблематика

До автоматизации процесс согласования договоров в компании строился на традиционных офисных средствах коммуникации:

• Личные встречи.
• Телефонные звонки.
• Электронная почта.
• Бумажные версии документов, передаваемые между отделами вручную.

Основные проблемы:

1. Отсутствие централизованного контроля за процессами
• Невозможно было отследить, на каком этапе находится согласование документа.
• Частые задержки на стороне ответственных сотрудников и контрагентов.
2. Риск потери документов
• Бумажные версии договоров могли застревать в подразделениях.
• Иногда согласованные версии договоров не подписывались, но бизнес продолжал работать по этим документам.
3. Несоответствие регламенту
• В компании существовал регламент согласования, но он не охватывал все возможные случаи, из-за чего сотрудники решали многие вопросы без четкого алгоритма.
4. Отсутствие прозрачности в управлении сроками
• Руководство не имело инструментов контроля, чтобы видеть просроченные документы и оперативно реагировать.

Компания осознавала необходимость автоматизации, но не имела четкого понимания, как должна выглядеть конечная система.

Цели проекта

Ключевые бизнес-цели:

• Автоматизировать процесс согласования договоров и дополнительных соглашений.
• Обеспечить контроль за сроками исполнения документов.
• Создать прозрачную систему согласования с возможностью отслеживания на каждом этапе.
• Интегрировать документооборот с основной учетной системой (1С:УПП).

Автоматизированные функции

Прозрачность процессов

• Сотрудники могут отслеживать статус документа в режиме реального времени.
• Исключены ситуации, когда договор «застревает» в отделах.

Автоматический контроль сроков

• Ответственные лица получают уведомления о необходимости согласования.
• Руководство может видеть просроченные документы и своевременно реагировать.

Упрощение работы сотрудников

• Согласование теперь проходит в несколько кликов, исключая звонки и пересылку документов по электронной почте.

Интеграция с учетной системой

• Разработанный механизм обмена данными с «1С:УПП» позволил избежать дублирования работы и поддерживать актуальные данные в обеих системах.

Выполненные работы

Этап 1. Обследование бизнеса

На первом этапе специалисты «Софт-Юнити» провели:

• Подробный анализ текущих процессов документооборота.
• Интервью с ключевыми сотрудниками, работающими с договорами.
• Определение требований к будущей системе.

Так как компания уже использовала продукты 1С (1С:УПП), было решено выбрать систему на платформе 1С.

Этап 2. Обучение рабочей группы

Перед разработкой процессов команда «Софт-Юнити» провела ознакомительное обучение сотрудников с системой «1С:Документооборот», чтобы:

• Показать принципы работы с документами.
• Разъяснить процесс запуска и прохождения согласований.
• Объяснить различия типов задач и настройку маршрутизации.
• Ознакомить сотрудников с настройкой печатных шаблонов.

Этот этап позволил рабочей группе понять возможности системы, что помогло корректно сформулировать требования к автоматизации.

Этап 3. Разработка системы

• Оптимизированы используемые виды договоров, сведены к трём основным категориям.
• Разработаны два комплексных маршрута согласования (с 15–25 подпроцессами).
• Настроена матрица прав доступа для защиты конфиденциальных данных.
• Разработан нестандартный механизм обмена данными между «1С:Документооборот» и «1С:УПП».

Этап 4. Ввод в эксплуатацию

• Развернута рабочая база.
• Настроены справочники (структура компании, пользователи, контрагенты).
• Настроены маршруты согласования.
• Проведено финальное тестирование и обучение сотрудников.

Сопровождение

«Софт-Юнити» продолжает техническое сопровождение проекта:

• Консультации сотрудников по работе с системой.
• Мониторинг эффективности внедренных процессов.
• Возможные доработки в зависимости от развития бизнеса.